PEMELIHARAAN DAN PEMUSNAHAN CATATAN

PEMELIHARAAN DAN PEMUSNAHAN CATATAN

Salah satu aspek khusus dari penyimpanan catatan adalah pemeliharaan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif lagi. Tugas menentukan mana catatan yang harus ditahan adalah sangat sukar dan memerlukan banyak pertimbangan. Kebutuhan masa depan dan nilai catatan harus ditinjau terhadap biaya penggudangan dan penyimpanan catatan tersebut. Agar efektif, program manajemen catatan harus dipikirkan baik-baik, dan kebijakan serta prosedur yang layak harus dikembangkan dan secara tepat dikomunikasikan ke semua tingkat organisasi. Ada tiga hal pokok yang perlu dipertimbangkan:

1)      Catatan apa yang harus disimpan?

2)      Berapa lama harus disimpan?

3)      Bagaimana seharusnya cara penyimpanannya?

TANGGUNGJAWAB ATAS PENYMPANAN DAN PNGATURAN CATATAN

Manajemen harus memastikan bahwa tanggungjawab atas program penyimpangan dan pengaturan catatan yang besar telah dibebankan kepada eksekutif fungsional tertentu. Ada beberapa cara pendekatan untuk masalah ini:

1)      Membentuk komite

2)      Melimpahkan tanggungjawab kepada pejabat tertentu

3)      Mendesentralisasi tanggungjawab kepada kepala divisi atau departemen

4)      Menetapkan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan

PROSEDUR

Bilamana tanggungjawab telah ditetapkan dan organisasi untuk penyimpanan catatan telah dibentuk, kebijakan yang sesuai harus ditetapkan oleh manajemen dan prosedur yang layak dan tepat harus dikembangkan. Program manajemen catatan yang menyeluruh, yang mencakup penyimpanan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif, sedikitnya harus meliputi hal-hal berikut:

  1. Penyiapan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan.
  2. Penyiapan rencana penyimpanan dan pemusnahan semua catatan.
  3. Provisi untuk pengaturan catatan yang tidak tercakup dalam jadual penyimpanan.
  4. Provisi untuk rencana perawatan, pemutakhiran (peng-update-an) dan perbaikan catatan jika diperlukan.
  5. Pembentukan pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efisien.
  6. Prosedur untuk proses administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluwarsa).
  7. Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan.
  8. Adanya audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program.

Dianjurkan agar prosedur-prosedur ini disertakan dalam prosedur operasi standar peusahaan.

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN

Tidak ada patokan mengenai periose atau prosedur penyimpanan; tetapi, ada beberapa foktor dan pertimbangan pokok dalam mnentukan catatan mana yang harus disimpan dan untuk berapa lama. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Tanggal kadaluwarsa
  2. Persyaratan berdasarkan peraturan pemerintah atua undang-undang
  3. Sifat catatan atau dokumen itu sendiri
  4. Jenis usaha
  5. Persyaratan kontrak

Sifat catatan merupakan factor penting dalam menentukan pengaturan atua penyimpanan catatan. Sebagai contoh, sertifikat perusahaan adalah sangat berbeda dengan salinan ketiga dari faktur penjual. Aspek-aspek yang dapat mempengaruhi nilai suatu catatn meliputi yang berikut:

  1. Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang
  2. Ketersediaan salinan yang serupa atau identik
  3. Sejauh mana data dapat diringkaskan atua dimasukkan ke dalam dokumen lain
  4. Sejauh mana catatan merupakan bukti asli suatu transaksi tertentu – dokumen pokok

Jenis bisnis juga dapat menjadi factor dalam penyimpanan catatan. Jadi,jika suatu produk harus diperam (aged) selama beberapa tahun sebelum digunakan atau dijual, lembaran laporan yang menyertai proses barangkali akan disimpan jauh lebih lama dibandingkan dengan lembaran laporan pembuatan untuk fabrikasi fiston. Bilamana perimbangan pengendalian mutu sangat penting, seperti pada pembuatan pesawat terbang catatan seperti itu dapat disimpan untuk periode tak terbatas atau hingga pesawat terbang yang bersangkutan tidak lagi dgunakan. Jenis usaha juga dapat mennetukan jenis peraturan pemerintah berkenaan dengan penyimpanan catatan untuk, misalnya utilitas (perusahaan listrik, gas dan air minum).

Persyaratan kontrak dapat menentukan bahwa catatan tertentu harus disimpan sampai pembayaran terakhir pada kontrak atau dapat membuat perusahaan tunduk pada undang-undang atau peraturan tertentu yang mensyaratkan penyimpanana yang lebih lama. Ini misalnya jika pelanggan mempunyai hak kontrak untuk mengaudit catatan biaya selam periode waktu tertentu setelah penyelesaian kontrak.

MENGELOMPOKKAN CATATAN UNTUK PENYIMPANAN

Ada beberapa cara untuk mengelompokkan catatan, tetapi disarankan untuk menggunakan suatu cara yang membaginya menjadi 5 kelompok:

  1. Vital atau sangat penting

Catatan ini tidak bisa digantikan atau tidak bisa digantikan dengan segera dan dibutuhkan untuk kelangsungan operasi perusahaan. Kelompok ini mengikuti yang berikut:

Akte pendirian perusahaan

Anggaran dasar atau perjanjian monopoli

Catatan saham modal,dan sebagainya.

  1. Bernilai

Catatan yang bernilai adalah catatan yang diperlukan untuk mencegah kerugian keuangan atau untuk memperoleh kembali uang atau kekayaan. Beberapa contoh adalah buku piutang, buku harta tetap, berkas klaim, catatn persediaan, polis asuransi, kontrak, pengembalian SPT dan laporan pajak, laporan audit, dan sebagainya.

  1. Penting

Catatan penting adalah alat administratif yang dapat diperoleh setelah usaha atau penundaan yang hebat dan tidak mempunyai pengaruh yang merugikan operasi pokok sampai tingkat yang serius. Hasil penelitian biaya dan ringkasan catatan akuntansi termasuk dalam kategori ini. Contohnya adalah penelitian biaya dan kemampulabaan, laporan kredit, catatan harga, data operasi, catatan data pelanggan, catatan personalia dan pembayaran gaji, buku pedoman (manual) dan petunjuk kebijakan, cek mundur, laporan pemerintah, dan dokumen pengiriman (shipping documents).

  • Berguna

Catatan yang berguna adalah catatan yang tidak diperlukan untuk operasi saat ini tetapi berguna untuk referensi dan kegunaan serupa. Catatan seperti ini biasanya akan dimusnahkan bila kegunaannya telah berakhir.

  • Tidak pokok

Catatan tidak pokok adalah catatan yang bleh dimusnahkan dengan segera dan tidak mempunyai nilai jangka panjang.

Sumber : https://www.anythingbutipod.com/